Trazendo a abordagem de planejamento ágil para todo o seu negócio

Os eventos dos últimos 12 meses demonstraram que a única previsão certa é que não sabemos o que o amanhã trará. Os níveis de incerteza resultantes da pandemia de COVID atingiram o coração das organizações empresariais, afetando equipes em praticamente todos os departamentos.

Temores substanciais sobre os riscos e a insegurança do que está por vir continuam. Enquanto isso, em muitos casos, os processos tradicionais de planejamento foram completamente interrompidos nos meses seguintes aos bloqueios iniciais da pandemia, e muitas organizações ainda não se recuperaram. Embora seja verdade que nenhuma indústria foi poupada, as indústrias mais atingidas, como hotelaria, entretenimento/mídia e viagens, ficaram praticamente congeladas por meses.

Embora a pandemia tenha trazido a imprevisibilidade ao auge, o ritmo da mudança vem acelerando há décadas. Os processos de negócios legados precisam ser atualizados e as interrupções causadas pelo COVID-19 devem ser um alerta para as organizações que estão atrasadas.

Nos últimos meses, os especialistas em transformação digital observaram que as organizações que foram capazes de evoluir rapidamente se saíram melhor do que aquelas que tiveram dificuldade em girar. “A capacidade de se adaptar e agir rapidamente é essencial para criar sucesso neste novo paradigma e permitirá que as empresas desenvolvam resiliência nos próximos anos”, como observou Ben Cotter, da PwC, em um artigo sobre reinvenção de negócios devido ao COVID.

Uma mudança fundamental que as organizações podem fazer é eliminar o processo de orçamento prolongado e ciclos de planejamento. Projetos que demoram um ano ou mais para serem concluídos, mesmo em condições ideais, simplesmente não resistem aos eventos provocados pela instabilidade global.

Em vez disso, as empresas podem avançar abraçando a planejamento ágil abordagem. Esse processo iterativo concentra-se no curto prazo e, durante anos, tem sido empregado por equipes de software e, cada vez mais, por outros departamentos de negócios.

Uma abordagem ágil unificada traz benefícios ampliados

É imperativo que as organizações apliquem o ágil de forma consistente em toda a organização, pois uma abordagem desarticulada criará dificuldades adicionais. Quando o ágil é implementado de maneira inconsistente, o resultado serão falhas que vão além de apenas bolsões de desempenho acelerado.

Por exemplo, mesmo que metodologias Agile sejam adotadas entre DevOps quando outras equipes e departamentos estão usando metodologias não Agile, surgirão gargalos à medida que o trabalho é transferido. Essas transições abruptas em outros departamentos criarão o que são essencialmente engarrafamentos, e o engarrafamento resultante voltará a paralisar DevOps desempenho das equipes.

Além disso, deixar de praticar metodologias Agile em outros departamentos levará a incongruências adicionais que dificultarão a prática do ágil genuíno na organização. Essas inconsistências podem criar obstáculos em vários departamentos.

Vamos considerar a contabilidade como um exemplo: fixar orçamentos em uma mentalidade de “projeto” pode levar a práticas de cascata herdadas. Por exemplo, pode haver uma fase prolongada de coleta de requisitos, com a expectativa de um grande release ao final de cada ciclo de desenvolvimento. Em vez de usar uma abordagem de orçamento fechado, os produtos devem ser continuamente financiados enquanto estiverem ativos. Em seguida, os controles orçamentários podem ser derivados do rastreamento de despesas incrementais e da criação de valor em cada estágio do trabalho.

“O modelo de contabilidade de custos do projeto deve mudar, mas a solução deve ser mútua e os resultados devem atender aos interesses de todos que lêem esses relatórios contábeis”, sugere Steven A. Lowe, gerente de tecnologia de produtos do Google, em um artigo que discute o conceito de contabilidade enxuta. Ele acrescenta: “o primeiro passo é mudar o foco do rastreamento de custos por departamento para a modelagem de custos por fluxo de valor”.

Enquanto isso, os departamentos de RH podem adotar uma abordagem semelhante ao processo de práticas de avaliação de talentos. Um artigo da Harvard Business Review sobre gestão de talentos inovadores revela que “muitas organizações mudaram para avaliações de desempenho frequentes, muitas vezes conduzidas projeto por projeto. Essa mudança se espalhou para vários setores, incluindo varejo (Gap), grande indústria farmacêutica (Pfizer), seguros (Cigna), investimentos (OppenheimerFunds), produtos de consumo (P&G) e contabilidade (todas as quatro grandes empresas).

Quando todos os departamentos usam Metodologias Agile, eles podem sincronizar não apenas seus objetivos, mas também suas áreas focais. Quando o ágil é aplicado à prática de avaliações de desempenho, as avaliações passam a ser mais para permitir um melhor trabalho e perguntar como melhorar os processos diários. Isto contrasta com o procedimento típico de revisão anual dos funcionários, que normalmente apenas determina se os padrões mínimos foram cumpridos.

Da mesma forma, na área de contabilidade, as métricas Agile permitem que o orçamento e as finanças reflitam as prioridades atuais, eliminando a visão imprecisa de centros de “custo” versus centros de “lucro”.

Embora o ágil em toda a organização não seja necessariamente um mandato, quanto mais uniformemente suas metodologias forem aplicadas e compreendidas, mais consistentes serão as práticas de desempenho e feedback em toda a organização.

Estendendo os benefícios do planejamento ágil do software para todo o resto

Com o planejamento ágil, as metas de curto prazo são definidas com base em metas de longo prazo e resultados em mente. Essa abordagem incentiva o trabalho a ser feito em ciclos iterativos, geralmente conhecidos como “sprints”. Ao final de cada ciclo, há a oportunidade de revisar o desempenho, aprender com ele e implementar esse conhecimento no próximo sprint.

Uma abordagem iterativa para o trabalho que precisa ser concluído tem vários benefícios principais:

• O escopo de um novo projeto ou mudança de produto pode ser revisado à medida que os requisitos se tornam mais aparentes.
• Novas ideias e refinamentos podem ser introduzidos sem uma interrupção significativa no trabalho que está sendo executado.
• As metas do projeto podem ser revisadas à luz de um ambiente de negócios em mudança, até o ponto de um evento disruptivo global, como a pandemia de COVID.

Dentro de algumas organizações, há uma tendência de pensar que os benefícios do método iterativo ágil se aplicam apenas à entrega de software e que tentar aplicar essa mesma abordagem a outros departamentos ou áreas funcionais traz muito risco. Na realidade, apostar demais em um resultado pretendido é o que é muito arriscado. Ser lento para se adaptar é especialmente complicado quando a mudança se torna necessária, como foi o caso quando ocorreram paralisações de negócios no início do segundo trimestre de 2.

Quando a mudança é necessária, a latência na ação pode causar danos que podem afetar toda a organização. A necessidade de tomar uma ação repentina e dramática convida a mais riscos em comparação com o uso de uma abordagem iterativa em vários níveis ou áreas. Tomando outro exemplo dentro da contabilidade: se um orçamento estiver bloqueado, pode haver enormes consequências para fazer as alterações necessárias.

Na verdade, a metodologia ágil pode e deve ser aplicada ao trabalho de alto nível que está sendo executado em uma organização. A Harvard Business Review sugere em um artigo sobre organizações Agile que, embora o planejamento ágil possa não funcionar para algumas atividades C-suite, muitas atividades cruciais devem usá-lo, “incluindo desenvolvimento de estratégia e alocação de recursos, cultivo de inovações revolucionárias e melhoria da colaboração organizacional. Executivos seniores que se unem como uma equipe ágil e aprendem a aplicar a disciplina a essas atividades obtêm benefícios de longo alcance.”

Também é importante observar que a adoção do ágil é mais fácil e bem-sucedida quando há adesão da liderança começando pelo topo, permitindo que a mentalidade ágil permeie toda a organização.

Torne o ágil mais abrangente para tornar os negócios menos frAgile

Embora a maioria das empresas aprecie o uso de métodos Agile, eles geralmente se limitam a aplicativos específicos. Em nosso recente State of Agile Vistorias, 95% dos entrevistados dizem que pelo menos algumas equipes estão usando métodos Agile em suas organizações. Mas a pesquisa mostra que, enquanto 33% dizem que mais da metade de suas equipes usam métodos Agile, apenas 14% dos entrevistados relatam que todas as equipes usam.

Esses resultados indicam que o uso ágil precisa aumentar e que as equipes de nível superior precisam adotar o ágil em um ritmo maior. Faça a transição bem-sucedida para o ágil reduzirá os vestígios de práticas de negócios herdadas. Em muitos casos, essas práticas legadas são o que continua sobrecarregando as equipes e impedindo que muitas empresas se adaptem prontamente para permanecerem competitivas – ou mesmo viáveis.

A resposta enfática ao COVID demonstra que empresas em muitos setores estão dispostas a quebrar suas próprias regras avessas à agilidade quando os tempos são desesperadores o suficiente e a necessidade de ação imediata é evidente. Mas essa necessidade de ação nunca desaparece e adotar uma abordagem de planejamento ágil é a única maneira de capacitar ações inovadoras em qualquer estágio do trabalho. Seus planos de negócios não podem ser prejudicados se você desacoplar o planejamento dos trilhos rígidos em primeiro lugar. Uma abordagem ágil permite soluções fluidas e mais flexíveis que, em última análise, agregarão mais valor ao cliente.

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