Bringen Sie den agilen Planungsansatz in Ihr gesamtes Unternehmen

Die Ereignisse der letzten 12 Monate haben gezeigt, dass die einzig sichere Vorhersage darin besteht, dass wir nicht wissen, was morgen bringen wird. Das Ausmaß der Unsicherheit, das durch die COVID-Pandemie entstanden ist, traf Unternehmen mitten ins Herz und wirkte sich auf Teams in praktisch allen Abteilungen aus.

Es bestehen weiterhin erhebliche Ängste vor den Risiken und der Unsicherheit dessen, was vor uns liegt. Unterdessen wurden traditionelle Planungsprozesse in den Monaten nach den ersten Pandemie-Lockdowns in vielen Fällen völlig zum Erliegen gebracht, und viele Organisationen haben sich noch nicht erholt. Zwar blieb keine Branche verschont, doch die am stärksten betroffenen Branchen, nämlich Gastgewerbe, Unterhaltung/Medien und Reisen, blieben monatelang nahezu eingefroren.

Während die Pandemie die Unvorhersehbarkeit auf die Spitze getrieben hat, beschleunigt sich das Tempo des Wandels seit Jahrzehnten. Ältere Geschäftsprozesse müssen aufgeholt werden, und durch COVID-19 verursachte Störungen sollten ein Weckruf für Unternehmen sein, die im Rückstand sind.

In den letzten Monaten haben Experten für digitale Transformation beobachtet, dass Unternehmen, die sich schnell weiterentwickeln konnten, besser abschnitten als solche, denen die Umstellung schwerfiel. „Die Fähigkeit, sich schnell anzupassen und zu handeln, ist für den Erfolg in diesem neuen Paradigma von entscheidender Bedeutung und wird es Unternehmen ermöglichen, in den kommenden Jahren Widerstandsfähigkeit aufzubauen“, wie Ben Cotter von PwC in einem Artikel feststellte Neuerfindung des Geschäfts aufgrund von COVID.

Eine grundlegende Änderung, die Unternehmen vornehmen können, besteht darin, langwierige Budget- und Planungszyklen abzuschaffen. Projekte, deren Fertigstellung selbst unter idealen Bedingungen ein Jahr oder länger dauert, können den durch die globale Instabilität verursachten Ereignissen einfach nicht standhalten.

Stattdessen können Unternehmen vorankommen, indem sie die agile Planung Ansatz. Dieser iterative Prozess konzentriert sich auf kurzfristige Ziele und wird seit Jahren von Softwareteams und zunehmend auch von anderen Geschäftsabteilungen eingesetzt.

Ein einheitlicher agiler Ansatz bringt größere Vorteile mit sich

Für Unternehmen ist es unerlässlich, Agilität im gesamten Unternehmen konsequent anzuwenden, da ein unzusammenhängender Ansatz zusätzliche Schwierigkeiten mit sich bringt. Wenn Agilität inkonsistent umgesetzt wird, führt dies zu Fehlern, die über bloße Bereiche mit beschleunigter Leistung hinausgehen.

Zum Beispiel auch dann, wenn agile Methoden übernommen werden DevOps Wenn andere Teams und Abteilungen nicht-agile Methoden verwenden, kommt es bei der Übergabe der Arbeit zu Engpässen. Diese abrupten Übergänge in anderen Abteilungen werden im Wesentlichen zu Staus führen, und der daraus resultierende Verkehrskollaps wird wieder lähmend wirken DevOps Leistung der Mannschaften.

Darüber hinaus führt das Versäumnis, agile Methoden in anderen Abteilungen zu praktizieren, zu zusätzlichen Inkongruenzen, die es schwierig machen, echte Agilität in der Organisation zu praktizieren. Diese Inkonsistenzen können in verschiedenen Abteilungen zu Hindernissen führen.

Betrachten wir die Buchhaltung als Beispiel: Die Bindung von Budgets an eine „Projekt“-Denkweise kann zu veralteten Wasserfallpraktiken führen. Beispielsweise kann es zu einer langwierigen Anforderungserfassungsphase mit der Erwartung einer großen Anforderung kommen release am Ende jedes Entwicklungszyklus. Anstatt einen festen Budgetansatz zu verwenden, müssen Produkte kontinuierlich finanziert werden, solange sie aktiv sind. Anschließend können Budgetkontrollen aus der Verfolgung der inkrementellen Ausgaben und der Wertschöpfung in jeder Arbeitsphase abgeleitet werden.

„Das Projektkostenrechnungsmodell muss sich ändern, aber die Lösung muss auf Gegenseitigkeit beruhen und die Ergebnisse müssen den Interessen aller dienen, die diese Buchhaltungsberichte lesen“, schlägt Steven A. Lowe, Product Technology Manager bei Google, in einem Artikel darüber vor Konzept der Lean Accounting. Er fügt hinzu: „Der erste Schritt besteht darin, den Schwerpunkt von der Verfolgung der Kosten nach Abteilung auf die Modellierung der Kosten pro Wertstrom zu verlagern.“

In der Zwischenzeit können Personalabteilungen einen ähnlichen Ansatz für den Prozess der Talentüberprüfung verfolgen. Ein Artikel der Harvard Business Review zum Thema innovatives Talentmanagement zeigt, dass „viele Organisationen auf häufige Leistungsbeurteilungen umgestiegen sind, die oft Projekt für Projekt durchgeführt werden.“ Dieser Wandel hat sich auf eine Reihe von Branchen ausgeweitet, darunter Einzelhandel (Gap), große Pharmaunternehmen (Pfizer), Versicherungen (Cigna), Investitionen (OppenheimerFunds), Konsumgüter (P&G) und Buchhaltung (alles Big Four-Unternehmen).“

Wenn alle Abteilungen agile Methoden, können sie nicht nur ihre Ziele, sondern auch ihre Schwerpunkte synchronisieren. Wenn Agile auf die Praxis der Leistungsbeurteilung angewendet wird, geht es bei den Beurteilungen eher darum, bessere Arbeit zu ermöglichen und zu fragen, wie tägliche Prozesse verbessert werden können. Dies steht im Gegensatz zum typischen jährlichen Mitarbeiterbeurteilungsverfahren, bei dem normalerweise nur festgestellt wird, ob Mindeststandards eingehalten wurden.

Auch im Bereich der Buchhaltung ermöglichen agile Kennzahlen, dass Budgetierung und Finanzen aktuelle Prioritäten widerspiegeln, wodurch die ungenaue Sichtweise von „Kosten“-Zentren gegenüber „Profit“-Zentren entfällt.

Auch wenn organisationsweite Agilität nicht unbedingt zwingend erforderlich ist, gilt: Je gleichmäßiger die Methoden angewendet und verstanden werden, desto konsistenter werden die Leistungs- und Feedbackpraktiken im gesamten Unternehmen sein.

Ausweitung der Vorteile der agilen Planung von der Software auf alles andere

Bei der agilen Planung werden kurzfristige Ziele mit Blick auf langfristige, wertbasierte Ziele und Ergebnisse festgelegt. Dieser Ansatz fördert die Arbeit in iterativen Zyklen, die oft als „Sprints“ bezeichnet werden. Am Ende jedes Zyklus besteht die Möglichkeit, die Leistung zu überprüfen, daraus zu lernen und dieses Wissen dann im nächsten Sprint umzusetzen.

Ein iterativer Ansatz für die Arbeit, die erledigt werden muss, hat mehrere Hauptvorteile:

• Der Umfang eines neuen Projekts oder einer Produktänderung kann überarbeitet werden, wenn die Anforderungen klarer werden.
• Neue Ideen und Verfeinerungen können ohne nennenswerte Unterbrechung der laufenden Arbeit eingebracht werden.
• Projektziele können angesichts eines sich ändernden Geschäftsumfelds überarbeitet werden, bis hin zu einem globalen disruptiven Ereignis wie der COVID-Pandemie.

In manchen Organisationen besteht die Tendenz zu glauben, dass die Vorteile der agilen iterativen Methode nur für die Softwarebereitstellung gelten und dass der Versuch, diesen gleichen Ansatz auf andere Abteilungen oder Funktionsbereiche anzuwenden, ein zu großes Risiko birgt. In Wirklichkeit ist es zu riskant, zu stark auf ein bestimmtes Ergebnis zu wetten. Eine langsame Anpassung ist besonders umständlich, wenn Veränderungen notwendig werden, wie es der Fall war, als es zu Beginn des zweiten Quartals 2 zu Betriebsschließungen kam.

Wenn Änderungen erforderlich sind, können Verzögerungen bei der Umsetzung Schäden verursachen, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können. Die Notwendigkeit, plötzliche, dramatische Maßnahmen zu ergreifen, birgt ein höheres Risiko als die Verwendung eines iterativen Ansatzes auf verschiedenen Ebenen oder in verschiedenen Bereichen. Ein weiteres Beispiel aus der Buchhaltung: Wenn ein Budget festgelegt ist, kann die Durchführung notwendiger Änderungen enorme Konsequenzen haben.

Tatsächlich kann und sollte die agile Methodik auf die oberste Ebene der in einer Organisation ausgeführten Arbeit angewendet werden. Harvard Business Review schlägt in einem vor Artikel über agile Organisationen Auch wenn die agile Planung für einige Aktivitäten der Führungsebene möglicherweise nicht funktioniert, sollten sie bei vielen wichtigen Aktivitäten eingesetzt werden, „darunter die Strategieentwicklung und Ressourcenzuweisung, die Förderung bahnbrechender Innovationen und die Verbesserung der organisatorischen Zusammenarbeit.“ Führungskräfte, die als agiles Team zusammenkommen und lernen, die Disziplin auf diese Aktivitäten anzuwenden, erzielen weitreichende Vorteile.“

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Einführung von Agile reibungsloser und erfolgreicher verläuft, wenn die Führung von ganz oben mitarbeitet und es der agilen Denkweise ermöglicht, die gesamte Organisation zu durchdringen.

Machen Sie Agilität allgegenwärtiger, um Unternehmen weniger anfällig zu machen

Obwohl die meisten Unternehmen den Einsatz agiler Methoden zu schätzen wissen, ist dieser oft auf bestimmte Anwendungen beschränkt. In unserem letzten State of Agile Umfrage95 % der Befragten geben an, dass zumindest einige Teams in ihren Organisationen Agile einsetzen. Die Umfrage zeigt jedoch, dass zwar 33 % sagen, dass mehr als die Hälfte ihrer Teams Agile nutzen, aber nur 14 % der Befragten angeben, dass alle Teams dies tun.

Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass die Nutzung von Agile zunehmen muss und dass übergeordnete Teams die Agilität schneller einführen müssen. Durch den erfolgreichen Übergang zur Agilität werden die Überreste veralteter Geschäftspraktiken reduziert. In vielen Fällen sind es diese veralteten Praktiken, die die Teams weiterhin belasten und viele Unternehmen daran hindern, sich schnell anzupassen, um wettbewerbsfähig – oder sogar lebensfähig – zu bleiben.

Die nachdrückliche Reaktion auf COVID zeigt, dass Unternehmen in vielen Branchen bereit sind, ihre eigenen agilen Regeln zu brechen, wenn die Zeiten verzweifelt genug sind und die Notwendigkeit sofortigen Handelns offensichtlich ist. Dieser Handlungsbedarf verschwindet jedoch nie und ein agiler Planungsansatz ist die einzige Möglichkeit, innovative Maßnahmen in jeder Phase der Arbeit zu ermöglichen. Ihre Geschäftspläne können nicht entgleisen, wenn Sie die Planung von vornherein von starren Schienen entkoppeln. Ein agiler Ansatz ermöglicht flüssige und flexiblere Lösungen, die letztendlich einen höheren Mehrwert für den Kunden bieten.

Digital.ai startet eine neue agile Community, Agile.ai, wo Mitglieder agile Best Practices austauschen und mit erfahrenen agilen Coaches zusammenarbeiten. Sie können sich jetzt anmelden, um Ihr Interesse zu bekunden und einer der Ersten zu sein, der dieser Community beitritt. Zusätzlich,  Digital.ai hat flexible allgemeine agile und Skaliertes agiles Framework (SAFe) Trainingslösungen die Ihnen helfen, mehr über Agilität zu erfahren und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.